Metodología 5s: qué es y cómo aplicarla en tu empresa

Imaginemos la siguiente situación. Un operario no encuentra una herramienta de trabajo. Pasa los siguientes 20 minutos buscándola y preguntándole al resto del personal. La encuentra y vuelve a su tarea.

20 minutos buscando una herramienta. 0 minutos productivos.

Así, de manera simple, es cómo el orden del espacio de trabajo afecta la productividad y la eficiencia.

El tiempo que tardás buscando una pinza, es tiempo que perdés en producir.

Claro que podrás decir: ¡pero 20 minutos no son nada…!

Y es verdad. Si sólo pasa una vez, 20 minutos no son nada. Pero… ¿Qué pasa si esto ocurre a diario? ¿Y si no es una sola persona a la que le sucede? ¿Y si todos los empleados tienen este problema?

Ya te podrás imaginar.

¿Y si encima esto ocurre con otras cosas también?

Te puede pasar con los papeles de tu oficina, con la mercadería, con los archivo de tu computadora…

¿Alguna vez fuiste consciente de esto?

Ya no estamos hablando de 20 minutos. Ya estamos hablando de un problema de organización que afecta a tu empresa.

¿Qué es la metodología 5S?

Si de organización hablamos, la metodología 5S aparece en escena.

El método de las 5S es una herramienta de gestión de calidad para organizar los espacios de trabajo de tu empresa. Evitando desperdicios y distracciones, permite la ejecución de tareas de manera ordenada y limpia.

En otras palabras…

Es un método para tener los espacios continuamente ordenados y así facilitar el trabajo de los empleados.

Lo interesante de la metodología es que involucra activamente a todos los trabajadores de la empresa.

Cada persona es responsable de sostener el espacio organizado y esto invita al trabajo en equipo, por lo que aumenta la motivación de los integrantes. El objetivo es que cada trabajador se apropie de los procesos.

En resumidas cuentas, la metodología 5S:

• Facilita las operaciones
• Reduce la pérdida de material
• Optimiza el tiempo de tareas
• Impacta positivamente en la productividad del equipo
• Mejora la seguridad en el lugar de trabajo
• Aumenta la motivación del equipo

Este método fue introducido por Toyota en los años 60, luego de que Japón se viera sumamente afectado por la Segunda Guerra Mundial.

Y vaya que funcionó…

Hoy en día es aplicado por todo tipo de empresas en todo el mundo.

De hecho, muchas personas terminan aplicándolo en su vida privada, por lo que es un método que funciona prácticamente en cualquier ambiente.

Los 5 principios de la metodología 5S: una “S”, un sentido

Ya dijimos que esta herramienta propone un uso eficiente del espacio, así como la colaboración entre personas y la autogestión de los puestos de trabajos.

Así que vamos a meternos en el detalle… ¿De qué trata exactamente este método?

Como su nombre lo indica, se basa en 5 principios que comienzan con la letra S (en japónes): seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Veámoslo en español…

Clasificación – utilización (Seiri)

Este principio se refiere al uso eficiente de los recursos y materiales. ¿Qué es necesario y qué no dentro del espacio de trabajo? Es útil hacer un relevamiento de todo lo que hay (desde la cantidad de personas hasta los documentos, herramientas y recursos) y reflexionar sobre lo que es verdaderamente necesario. Se separa lo que sirve de lo que no y se elimina del espacio de trabajo todo lo que sea inútil.

Orden y organización (Seiton)

Una vez contamos sólo con lo necesario, es tiempo de organizarlo de forma eficaz. En esta fase se trata de ordenar los espacios de trabajo (sala de reuniones, escritorio, planta, áreas comunes, etc) para que se facilite el acceso a los objetos. Implica una clasificación adecuada de cada material y una ubicación de acuerdo a la frecuencia de uso (cuanto más se usa, más a mano debe estar).

Limpieza (Seiso)

Ya despejado lo inútil y ordenado lo útil, es más fácil limpiar. En esta fase se crea la conciencia de que la limpieza es responsabilidad de todos, y no sólo del encargado de limpieza. Cada persona debe ser responsable de la higiene del espacio, lo que supone identificar las fuentes de esa suciedad. Es decir, reconocer cómo se está generando a diario esa suciedad.

Estandarización (Seiketsu)

El objetivo es mantener el nivel de clasificación, orden y limpieza conseguido en las primeras tres fases. Se busca fijar estas conductas para que se conviertan en el nuevo modelo de trabajo. Por ejemplo, a través de señalización (etiquetas), procedimientos y paneles de control.

Disciplina (Shitsuke)

Ya con los estándares puestos, es necesario tener la constancia para aplicarlo semana tras semana. Esto implica realizar evaluaciones periódicas, pero también generar el incentivo en los trabajadores para promover esta filosofía de trabajo y seguir mejorando.

¿Cómo se puede aplicar la metodología 5S en tu empresa?

Si bien el método de las 5S es relativamente sencillo de introducir en una organización (desde un operario hasta un directivo pueden asimilar su concepto y beneficiarse), mal aplicado puede desmoronarse con el correr del tiempo.

Las personas tienden a volver al desorden.

Por eso es súper importante que la aplicación de este método sea acompañada de un equipo especialista en 5S.

En lo concreto… ¿cómo es el paso a paso?

• Se asigna el personal que participará en el proceso.
• El personal recibe la capacitación necesaria para llevar adelante la metodología.
• Se forman equipos y se asigna un espacio a cada equipo (depósito, oficina, sala de reuniones, cocina, baño, etc).
• Para evaluar los resultados (mensual, trimestral o semestralmente), se establecen procedimientos.
• Se ofrecen incentivos para detectar mejoras en la organización de la empresa.

Con constancia, los resultados en el orden y limpieza de tu empresa tendrán un impacto directo en la eficiencia de los trabajadores y en la productividad del equipo.

Si estás interesado en aplicar correctamente la metodología 5S en tu Pyme para mejorar la productividad de tu equipo de trabajo, podés solicitarnos un relevamiento gratuito.