Qué es un proceso de mejora continua

No mejorar es quedarse atrás. Cada año surgen nuevas empresas, nuevos profesionales, nuevas tecnologías, nuevas herramientas… y todo esto implica que un negocio debe permanecer en continuo crecimiento para no quedar obsoleto.

Las soluciones de ayer no son las soluciones de mañana.

La dinámica misma de un mercado cada vez más exigente y global provoca que las empresas deban mejorar sistemáticamente sus productos y servicios para ser competitivas.

En otras palabras, deben encontrar maneras de innovar continuamente.

Para eso, es importante que la organización sea lo suficientemente flexible como para introducir cambios en ella y experimentar.

Esto lo podemos conseguir mediante un proceso de mejora continua, un concepto que iremos desarrollando a lo largo de este artículo.

Pero primero veamos…

¿Cómo cambian normalmente las empresas?

Las empresas que no tienen incorporado un proceso de mejora continua suelen ver los cambios como bruscos y rotundos.

Quizás se mantienen estables durante algún tiempo, tal vez años, hasta que una crisis obliga a pegar un volantazo para no chocar.

En estos casos sólo se realizan cambios si la situación es realmente insostenible y el negocio pende de un hilo.

Y si la empresa logra sortear el problema, entra en otro período de estabilidad hasta que una nueva crisis se presenta.

estabilidad – crisis – estabilidad – crisis – estabilidad – crisis

Estas empresas no cambian hasta que no sea necesario.

No cambian hasta que la competencia les quita una cuota grande de mercado.

No cambian hasta que ven los números en rojo.

No cambian hasta que aparece una pandemia.

El problema es que, muchas veces, esto puede ser muy tarde, ya te darás cuenta. Llegar a estas situaciones límite implica un riesgo alto para cualquier organización.

Por esto mismo, debemos abrazar…

La mejora continua

La mejora continua es la optimización constante de la calidad de los productos, servicios y procesos.

No debe ser entendida como una solución rápida frente a un problema en particular, sino como una actividad regular en el tiempo.

Para decirlo sencillamente, la mejora continua es una filosofía de vida que pretende mejorar un poquito cada día. De hecho, no sólo es válida para el ámbito empresarial, sino que puede aplicarse en cualquier aspecto de nuestra vida.

No se trata de llegar a cierto punto, a cierto fin, y listo. El propósito es ser cada día un poco mejor.

El objetivo mismo es la mejora continua.

“Ser hoy mejor que ayer; mañana mejor que hoy”.

Así podemos resumirla.

Aunque muchas veces querramos hacer mejoras sustanciales dentro de la empresa de un día para el otro, los cambios que son sostenibles en el tiempo se producen de a poco. Así, una serie de pequeñas mejoras es más eficiente que un solo gran cambio.

Esta es la importancia de la mejora continua.

El proceso de mejora continua

Cuando hablamos específicamente de empresas y de sistemas de gestión de calidad, aparece el concepto de proceso de mejora continua.

¿Qué significa? Vamos a verlo…

Si hay un problema dentro de la empresa, será necesario mejorar uno o varios de los procesos implicados, sean estos estratégicos, operativos o de apoyo. ¿Estamos de acuerdo?

¿Qué es un proceso? Es una serie de acciones u operaciones que contribuyen a un fin. En un proceso, unos elementos de entrada se transforman en elementos de salida por alguna clase de trabajo, actividad o función.

Un proceso de mejora continua es, entonces, la actividad de analizar los procesos que se realizan dentro de una empresa, identificar pequeñas posibilidades de mejora en ellos y realizar las correcciones necesarias constantemente.

No se trata de alcanzar cierto estándar de calidad en un proceso y ya. Se trata de trabajar continuamente para que ese proceso sea mejor cada día.

Para conseguirlo se requiere del compromiso de todas las partes implicadas en el proceso, desde el liderazgo de los directores hasta la participación activa del personal técnico.

¿Qué necesito para implementar un proceso de mejora continua?

Supongamos que queremos aplicar la mejora continua en un proceso determinado. ¿Qué tenemos que tener en cuenta para poder empezar?

Necesitás…

• Tener un proceso documentado: el proceso original que queremos mejorar debe estar bien definido. Es decir, todas las personas implicadas en el proceso lo conocen perfectamente y lo aplican de la misma manera.
• Tener un sistema de medición de ese proceso: debemos saber cuál es el indicador clave para medir si ese proceso mejora o no. ¿Cómo vamos a saber si los resultados son los deseados o no?
• Contar con la participación de todo el equipo: todas las personas involucradas ofrecen diferentes perspectivas. Cuanto mayor es la pluralidad de ideas, mejor.

Estas son condiciones necesarias para que la mejora continua tenga lugar.

Si ya contamos con todo esto, entonces podemos avanzar con…

El paso a paso para aplicar el proceso de mejora continua: el ciclo de Deming

Antes que nada, debemos definir los objetivos que queremos conseguir. ¿Qué deseamos específicamente? ¿En cuánto tiempo?

Una vez tengamos esto totalmente claro podemos avanzar con el ciclo de Deming.

Este ciclo está compuesto por 4 fases:

• Planear: ¿qué vamos a hacer para mejorar el proceso? ¿cómo lo hacemos? Acá debemos identificar los problemas y posibles fuentes de error o debilidad en el sistema, por ejemplo, causas fundamentales, posibles fallos a futuro, cuasi errores, prioridades, costes de inacción.
• Hacer: una vez ya tenemos la estrategia, pasamos a implementar el plan. Ejecutamos las acciones planificadas.
• Comprobar/Verificar: ¿funcionaron? ¿fueron efectivas? Debemos realizar el seguimiento de las acciones y evaluar resultados.
• Actuar/Ajustar: ya con las observaciones y el aprendizaje obtenido, aplicamos las correcciones necesarias.

Conclusión

La mejora continua es fundamental para cualquier empresa que quiera sostenerse en el tiempo y crecer de manera organizada.

Así, el proceso de mejora continua es un enfoque que te permitirá adecuar y optimizar tu sistema de gestión de calidad constantemente. Implementarlo puede generar resultados asombrosos en el medio y largo plazo.