¿Cómo dejar de «vivir apagando incendios» en la empresa?

Una cosa que observamos en muchas empresas es esa costumbre de “vivir apagando incendios”.

De hecho, una parte de los proyectos que encaramos se frustra porque la empresa no puede salir de la vorágine diaria para poder sentarse a “pensar” cómo quiere que sea su sistema de gestión.

El problema de esa conducta es el círculo vicioso que se genera al no tener tiempo para planificar por estar apagando incendios que nos pueden destruir la empresa, pero tampoco podemos dejar de apagar incendios porque no nos damos tiempo para pensar e identificar qué es lo que está prendiendo el fuego.

¿Qué es lo que realmente prende el fuego?

• La falta de una mínima planificación sobre la gestión,
• la falta de inversión en tecnologías que brinden información necesaria para la toma de decisiones,
• la falta de infraestructura que permita que los procesos productivos se desarrollen,
• la falta de controles y de seguimiento de estos procesos,
• la falta de efectivo por no tener una planificación financiera o gastos innecesarios a causa de fallas evitables.

¿Cómo se rompe este círculo vicioso?

La solución está en lograr ese esfuerzo extra en las primeras etapas de una implementación para hacer las dos cosas.

En la medida que el sistema se va fortaleciendo en la organización, los incendios empiezan a disminuir y se consigue ese equilibrio entre lo importante y lo urgente.

Un viejo maestro me explicó una vez que es como cuando despega un avión.

En un principio se deben prender a toda marcha las turbinas para romper la inercia e iniciar el despegue de una máquina de varias toneladas.

Eso requiere un gran esfuerzo de los motores y de atención de los pilotos y tripulación.

Luego, una vez que el avión llega a la altura deseada, se conecta el piloto automático, se regula la intensidad de las turbinas y ya se pueden empezar a servir los refrigerios.

¿Cuándo comenzar a implementar un sistema de gestión?

Una buena ocasión para comenzar la implementación de un sistema de gestión son las épocas menos intensas de trabajo de la empresa.

Sin embargo, este momento coincide justamente con la época donde baja la facturación, comienza la incertidumbre sobre el futuro económico y las empresas muchas veces prefieren esperar que “aclare el panorama” (cosa que nunca ocurre) para empezar un proyecto nuevo.

Entonces…

¿Cómo hago para salirme de la vorágine del bombero?

El primer paso es darse cuenta que uno está en esa situación y no pensar que es lo “normal” del negocio, que existen herramientas de gestión que facilitan la misma y nos dan más aire para atender lo importante y no siempre lo urgente.

Después, mi sugerencia es reservarse un tiempo a principios del día para empezar a planificar el cambio.

Es decir, si uno entra a trabajar a las 8am de lunes a viernes, reservarse un día de la semana y ese día empezar a atender las urgencias a las 10am. Excepto que uno trabaje en una agencia antiterrorista, el mundo no se cae si empieza a atender el teléfono y al personal a las 10am.

En ese espacio uno debería meditar sobre el camino hacia dónde quiere dirigirse y los que te pueden guiar a través de ese camino.

¿Qué aporta un consultor a mi organización?

La ventaja de trabajar con una consultora es que ella no está inmersa en el día a día de la empresa y puede mirar con ojos un poco más objetivos por dónde viene la mano.

Otra ventaja de trabajar con una consultora es que, al trabajar con distinto rubro y tamaño de empresas, pero con entornos similares, traen experiencia de cómo se abordaron las problemáticas en otros lados y qué resultado obtuvieron.

La experiencia tiene un costo, pero siempre es mejor comprarla de “segunda mano”.

Te invitamos a tener una entrevista con nosotros para contarnos tus proyectos y tus problemáticas. De última te servirá como desahogo, pero quizá podamos pensar juntos el camino a emprender el despegue que llevará a tu empresa a la altura de vuelo deseada.